Henkilötietokäytäntö

1. Johdanto

Kellfri AB ("Kellfri" tai "yhtiö") on rekisterinpitäjä, joka käsittelee henkilötietoja palvelujen ja tuotteiden yhteydessä liittyen ostoihin, tukiasioihin ja muihin yhteydenottoihin Kellfrihin. Yhtiö toimii rekisterinpitäjänä myös silloin, kun teet kaupallista yhteistyötä yhtiön kanssa tai haet töitä Kellfriltä. Lisäksi Kellfri käsittelee myös henkilötietoja, joita kävijät luovuttavat Kellfrin sivustolla vieraillessaan.

Tämä henkilötietosuojakäytäntö on laadittu, jotta sinä liikekumppanina, tavarantoimittajana, asiakkaana, Kellfrin sivuston käyttäjänä tai työnhakijana voit tuntea itsesi varmaksi siitä, että yhtiö rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja sovellettavan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti, johon sisältyy muun muassa tietosuoja-asetus (huhtikuun 27 päivänä 2016 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679, josta jäljempänä käytetään nimitystä "GDPR-asetus")

2. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: OY Kellfri

Y-tunnus: 2029787-6 

Osoite: Pieleslehdontie 2, 41310 LEPPÄVESI

Puhelin: 020 722 9130

Sähköposti: info@kellfri.fi

3. Mitä sinua koskevia henkilötietoja yhtiö käsittelee?

Sinuun asiakkaana liittyviä henkilötietoryhmiä, joita Kellfri voi käsitellä, ovat seuraavat:

Yhteystiedot, kuten

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero

Henkilökohtaiset tiedot, kuten

  • Henkilötunnus
  • Kansallinen tunnus

Maksutiedot, kuten

  • Tilitiedot
  • Asiakasnumero
  • Tuotetiedot

Sinuun liikekumppanina liittyviä henkilötietoryhmiä, joita Kellfri voi käsitellä, ovat seuraavat:

Yhteystiedot, kuten

  • Liikekumppanin työntekijöiden nimet
  • Liikekumppanin työntekijöiden osoitteet
  • Työntekijän sähköpostiosoite
  • Liikekumppanin puhelinnumero

Sinuun työnhakijana liittyviä henkilötietoryhmiä, joita Kellfri voi käsitellä, ovat seuraavat:

Yhteystiedot, kuten

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite

Työhön liittyvät tiedot, kuten

  • CV
  • Viitteet

Sinuun verkkosivustolla kävijänä liittyviä henkilötietoryhmiä, joita Kellfri voi käsitellä, ovat seuraavat:

Verkkosivustoon liittyvät tiedot, kuten

  • IP-osoite
  • Tiedot Kellfrin verkkosivujen käytöstäsi (katso evästetiedot)

4. Miten keräämme henkilötietoja ja mihin tarkoituksiin?

Edellä mainittuja henkilötietoryhmiä Kellfri saa käyttöönsä muun muassa:

  • tiedoista, joita luovutat meille suoraan
  • tiedoista, joita tallentuu, kun vierailet kotisivuillamme/verkkokaupassamme/Facebook-sivuillamme tai muulla sosiaalisen median sivustollamme
  • tiedoista, joita saamme julkisista rekistereistä
  • tiedoista, joita saamme, kun annat tehtävän jollekulle työntekijöistämme
  • tiedoista, joita saamme, kun ilmoittaudut järjestämäämme tapahtumaan tai koulutukseen
  • tiedoista, joita saamme, kun tilaat uutiskirjeitä ja muita julkaisuja
  • tiedoista, joita saamme, kun vastaat kyselyihin ja tutkimuksiin
  • tiedoista, joita saamme, kun haet meiltä töitä, vierailet meillä tai otat muulla tavalla yhteyttä meihin.

Asiakkaat

Pääasiassa Kellfri AB käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja seuraavista syistä:

  • Velvollisuuksiemme täyttäminen sinulle asiakkaanamme, esimerkiksi mahdollistaaksemme ostojen suorittamisen, laskutuksen ja tuen tarjoamisen.
  • Yleisen asiakaspalvelun tarjoaminen, kuten kysymyksiin vastaaminen ja virheellisten tietojen korjaaminen.
  • Tietojen antaminen ja markkinoinnin kohdistaminen Kellfrin ja valikoitujen yhteistyökumppanien tuotteista ja palveluista postitse, sähköpostitse, SMS/MMS-viesteillä ja puhelimella.
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja palvelujemme tarjoaminen.
  • Kiinnostavien tietojen ja sovitettujen tarjousten antaminen sinulle uutiskirjeessä sekä verkossa.
  • Sinulle tarjottavien maksutapojen arviointi esimerkiksi luottokelpoisuusarvioiden avulla.
  • Asiakkaillemme tarjoamamme valikoiman parantaminen esimerkiksi kehittämällä palveluja, tuotteita ja toimintoja.
  • Petosten estäminen ja riskien hallinnan suorittaminen.
  • Soveltuvan lainsäädännön, kuten kirjanpitolakien noudattaminen.
  • Tietojen pohjalta voidaan myös suorittaa tavaroiden ja palvelujen ostoihin liittyviä markkina- ja asiakasanalyyseja, markkinointitutkimuksia, tilastointia, liiketoiminnan seurantaa sekä liiketoiminnan ja liiketoimintamenetelmien kehittämistä.

Liikekumppanit

Pääasiassa Kellfri käsittelee liikekumppaneihin liittyviä henkilötietoja seuraavista syistä:

  • tilatakseen tuotteita tai palveluja (sekä käsitelläkseen maksuja ja toimituksia)
  • hoitaakseen yhteistyötä
  • järjestääkseen tulevia tapahtumia ja yhteistyöhankkeita

Työnhakijat

Pääasiassa Kellfri käsittelee työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja seuraavista syistä:

  • arvioidakseen ja rekisteröidäkseen hakijoita
  • sopiakseen haastatteluista
  • hoitaakseen yhteydenpitoa työnhakijaan
  • solmiakseen mahdollisen työsopimuksen

5. Mitä lakisääteisiä perusteita yhtiöllä on henkilötietojesi käsittelyyn?

Kellfri käyttää henkilötietojen käsittelyn pohjana yllä kuvatulla tavalla useita lakisääteisiä perusteita. Ne kuvataan tässä kappaleessa.

Asiakkaat

Yhtiö käsittelee asiakkaiden henkilötietoja muun muassa voidakseen noudattaa kanssasi asiakkaanamme solmimaamme sopimusta, esimerkiksi hoitaaksemme varauksia ja ostoja ja noudattaaksemme velvollisuuksiamme sinua kohtaan tilinhaltijana sekä hallinnan ja tilaushistorian helpottamiseksi. Näiden lakisääteisten perusteiden nojalla käsittelemme myös tietoja sinusta tilinhaltijana esimerkiksi ostoistasi, toiminnastasi kotisivuillamme, viestinnästäsi Kellfrin kanssa sekä kiinnostuksestasi tarjouksiamme ja tuotteitamme kohtaan. Siten voimme toteuttaa sitoumuksemme tarjota sinulle henkilökohtaisia tarjouksia.

Osa tekemästämme henkilötietojen käsittelystä perustuu niin sanottuun edunvertailuun. Tämä koskee muun muassa käsittelyä, jolla pyrimme asiakkaiden rajoitettuun segmentointiin esim. kokonaisostossummien perusteella. Kellfri ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja edunvertailun perusteella eikä tee edunvertailun pohjalta käsittelyä, johon liittyy profilointia.

Joissakin tapauksissa Kellfrillä voi olla lakisääteinen velvoite henkilötietojesi käsittelyyn. Tällaisia tilanteita ovat henkilötietojen käsittely, jonka teemme kirjanpitolain vaatimusten noudattamiseksi.

Kellfri käsittelee henkilötietoja nimenomaan suostumuksesi perusteella, joka on lakisääteinen peruste. Tämä koskee esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä, jotta voisimme lähettää sinulle sähköpostitse tuotteitamme ja palveluitamme koskevia tarjouksia. Katso lisätietoja suostumuksesi perusteella tapahtuvasta henkilötietojesi käsittelystä jäljempää kohdasta 10.

Liikekumppanit

Yhtiö käsittelee liikekumppaneihinsa liittyviä henkilötietoja muun muassa voidakseen noudattaa kanssasi liikekumppaninamme tai tavarantoimittajanamme solmimaamme sopimusta, esimerkiksi hoitaaksemme tilauksia ja velvollisuuksiamme sinua kohtaan sekä yhtiön hallintoa ja tilaushistoriaa.

Joissakin tapauksissa Kellfrillä voi olla lakisääteinen velvoite liikekumppaneihin liittyvien henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisia tilanteita ovat henkilötietojen käsittely, jonka teemme kirjanpitolain vaatimusten noudattamiseksi.

Työnhakijat

Yhtiö käsittelee työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja voidakseen mahdollisesti solmia kanssasi sopimuksen potentiaalisena työntekijänämme. 

6. Kuinka kauan yhtiö säilyttää henkilötietoja?

Yhtiö poistaa sopimuksen tekemiseen tai solmimiseen (esimerkiksi tuotteiden toimittamiseen) tarvittavat henkilötiedot yhtiön hoidettua sopimuksen mukaiset velvoitteensa ja huolehdittuaan sovellettavasta lainsäädännöstä johtuvista eduistasi (kuten reklamaatiovelvollisuutesi ja takuuvastuusi).

Henkilötietoja, jotka tarvitaan sopimusoikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen sopimuskumppaneitamme kohtaan, ja oikeudellisia (esimerkiksi kirjanpitolain mukaisia) velvoitteita säilytetään kuitenkin niin kauan kuin se on tarpeen kyseisten velvoitteiden täyttämiseksi. 

Henkilötietoja, joita yhtiö käsittelee edunvertailun perusteella, säilytetään niin kauan, kuin yhtiöllä on laillinen ja oikeutettu peruste henkilötietojen käsittelyyn tällä tavalla.

Henkilötietoja, joita yhtiö käsittelee suostumuksen perusteella, säilytetään niin kauan, kuin suostut niiden käsittelyyn, ja ne poistetaan suostumuksen perumisen jälkeen. Katso lisätietoja suostumuksen perusteella tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä yhtiössä jäljempää kohdasta 10.

7. Keille voimme jakaa henkilötietojasi?

a) Kolmannet osapuolet

Kellfri noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä, GDPR-asetus mukaan lukien, joka koskee niiden henkilötietojen suojaamista, joita saamme käyttöömme kaupallisen yhteistyön yhteydessä ja joita käsitellään toiminnassamme tai niiden kolmansien osapuolten toiminnassa, joiden kanssa teemme yhteistyötä. Tällaisia kolmansia osapuolia voivat olla Kellfrin konserniyhtiöt, kuljetusyhtiöt sekä palveluntarjoajat maksujen käsittelyn ja erilaisten IT-palveluiden yhteydessä. Jos haet asiakkaana luottoa tuotteen tai palvelun ostamisen yhteydessä, tietosi voidaan luovuttaa luottotietoyhtiöille. 

Kolmannen osapuolen, jolle Kellfri luovuttaa tietoja tai joka muulla tavoin käsittelee asiakkaan tai muuhun rekisteröityyn luokkaan kuuluvan tietoja, jonka henkilötietoja Kellfri käsittelee, tulee käyttää tietoja ainoastaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin ja edellä mainittujen lakisääteisten perusteiden puitteissa.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa, jos se on tarpeen voimassa olevien lakien tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi, Kellfrin oikeutetun edun puolustamiseksi tai petosten ja muiden turvallisuuteen liittyvien ongelmien havaitsemiseksi, ehkäisemiseksi ja ratkaisemiseksi. 

b) Siirrot kolmansiin maihin

Yhtiö pyrkii aina siihen, että henkilötietojesi käsittely tapahtuisi EU/ETA-alueella, mutta mikäli henkilötietoja jostain syystä siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, yhtiö ottaa aina huomioon sovellettavat velvoittavat säännökset (GDPR-asetus mukaan lukien) tietojen siirtämisestä kolmansiin maihin.

Yhtiö pyrkii aina siihen, että henkilötietojesi käsittely tapahtuisi EU/ETA-alueella. Kellfri voi siirtää henkilötietosi EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin, jos jokin Kellfrin toimittajista tai yhteistyökumppaneista toimii näissä maissa. Jos henkilötietojasi siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin, Kellfri pyrkii varmistamaan, että henkilötiedot pysyvät suojassa ja ryhtyy tarvittaviin toimiin siirtääkseen henkilötiedot lainmukaisesti EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin. 

Yhtiö ei myy henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, ellei meillä ole lupaasi siihen. 

Mikäli luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille, laadimme henkilötietojen käsittelysopimuksen tai vastaavan ja varmistamme, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti.

8. Varotoimenpiteet

Kellfri ryhtyy kaikkiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin, joita tarvitaan sen varmistamiseen, että henkilötiedot ovat suojassa epäasianmukaiselta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä tahattomalta kadottamiselta, tuhoamiselta tai vahingoittamiselta. Vakiintuneet rutiinit ja käytännöt varmistavat, että työntekijämme ovat tietoisia siitä, miten henkilötietojamme on käsiteltävä toiminnassamme.

9. Oikeudet

Alla seuraa yhteenveto kaikista oikeuksista, joita rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla:

  • Oikeus nähdä omat henkilötietonsa. Voit vaatia kopion tiedoista, jotka haluat, ja tarkistaa itseäsi koskevat tiedot, joita meillä on hallussamme. Kopion saat pyytämällä maksutta.
  • Oikeus virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemiseen.
  • Oikeus saada tietosi oikaistuksi tietyissä tapauksissa, esim. jos henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin.
  • Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tapauksissa - esim. jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, joka tapahtuu edunvertailun perusteella - ajanjaksolla, jolla valvontaa tapahtuu, jos yhtiön tarkoituksia painotetaan enemmän kuin omia etujasi, oikeuksiasi ja vapauksiasi.
  • Oikeus saada henkilötietosi itsellesi ja siirtää ne tietyissä tapauksissa toiselle rekisterinpitäjällä (tietojen siirrettävyys).
  • Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu edunvertailuun. Henkilötietojesi käsittelyn jatkaminen edellyttää tällaisessa tapauksessa, että yhtiö voi osoittaa velvoittavia tarkoituksia, jotka ovat painavampia kuin etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos se tapahtuu juridisten vaateiden selvittämiseksi, soveltamiseksi tai puolustamiseksi.
  • Sinulla on oikeus valittaa käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle tai muulle asianmukaiselle valvontaviranomaiselle EU:n alueella.

Huomaa, että joissakin tapauksissa Kellfri ei voi poistaa henkilötietojasi lopettamatta samalla kaupallista yhteistyötä. Kuten edellä mainittiin, meidän on joissakin tapauksissa säilytettävä osa henkilötiedoistasi vielä sen jälkeenkin, kun olet vaatinut niiden poistamista, lakiin tai sopimuksiin perustuvien velvollisuuksiemme täyttämiseksi. Voimassa olevan lain mukaan voi myös olla sallittua säilyttää tiettyjä henkilötietoja liiketoimintatarpeidemme täyttämiseksi (edunvertailu).

10. Suostumuksen peruminen

Voit milloin tahansa perua suostumuksesi siihen, että yhtiö käsittelee henkilötietojasi Kellfrin uutiskirjeen lähettämistä ja markkinointitarkoituksia varten, lähettämällä meille sähköpostiviestin tai käymällä meillä edellä kohdassa 2 mainituissa osoitteissa.

11. Evästeet

Kellfri käyttää evästeitä kävijöiden ja liikenteen laskemiseen. Näitä tietoja Kellfri käyttää sitten Kellfrin sivuston parantamiseen ja kehittämiseen. Kellfri käyttää seuraavia evästeitä:

Pysyvät evästeet

Nämä säilyvät sivustolla käynnin jälkeen. Pysyvien evästeiden avulla Kellfri voi tunnistaa tuntemattomia kävijöitä, jotka vierailevat sivustolla toistuvasti. Pysyvät evästeet luovat julkaisun, joka sisältää tiettyjä tietoja, kuten miten käyttäjä tuli sivustolle, millä sivuilla hän vierailee, miten käyttäjä liikkuu sivustolla ja mitä vaihtoehtoja käyttäjä napsauttelee. Tämä auttaa meitä parantamaan sivustoa. Pysyviin evästeisiin ja niiden analysointimenetelmiin käytämme Google Analytics -palvelua. Huomaa, että Kellfri ei kerää henkilötietoja, joista voitaisiin suoraan tunnistaa nimesi tai osoitteesi.

Istuntoevästeet

Istuntoevästeet poistetaan automaattisesti jokaisen sivuilla käynnin jälkeen, ja ne helpottavat toimintojen suorittamista sivustolla esimerkiksi muistamalla kenttien kirjauksia lomakkeissa, joita käytät toistuvasti. Istuntoevästeet katoavat heti, kun lopetat selainistuntosi.

Kolmansien osapuolten evästeet

Kun käyttäjä vierailee sivustolla, joka sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi Facebook), näiden sivustojen evästeitä voi tallentua. Kellfri ei hallitse näitä evästeitä. Kehotamme vierailemaan yksittäisten kolmansien osapuolten sivustoilla, mikäli haluat muokata asetuksia, jotka liittyvät kolmansien osapuolten evästeisiin.

Sivustollamme käytetään seuraavia kolmansien osapuolten evästeitä: Criteo

Miten voit välttää evästeet?

Jos haluat pystyä käyttämään Kellfrin sivustoa kokonaisuudessaan, suosittelemme evästeiden asentamista. Jos poistat käytöstäsi asennetun evästeen, voit todennäköisesti edelleen liikkua sivustolla, mutta tietyt toiminnot eivät välttämättä toimi.

Voit helposti poistaa evästeet tietokoneestasi, tabletistasi tai matkapuhelimestasi menemällä selaimeesi (esimerkiksi Safari, Google Chrome tai Internet Explorer). Ohjeet siihen, miten voit poistaa evästeet, ovat selaimesi kohdassa "Ohje".

Muista, että jos päätät poistaa evästeet käytöstä selaimessasi, se koskee ainoastaan käyttämääsi selainta: Sinun on noudatettava samaa prosessia kaikissa käyttämissäsi selaimissa. Muista myös, että jos taloutenne tietokoneessa, tabletissa tai matkapuhelimessa käytetään useita käyttäjätilejä, voit muokata evästeasetuksia jokaisen tilin osalta.